<발주고레터 제4호> 모르면 손해, 커뮤니케이션 '잘'하는 법

<발주고레터 제4호>

​

이런 내용을 알려드릴 거예요.

​

● 상황별 최적의 소통 방법

● 일잘러의 소통 방법

● 발주고를 활용한 소통 방법

​

여러분은 업무를 진행하다가 소통에서 어려움을 느낀 적이 있으신가요?

실제로 팀원, 점주, 협력사간 소통이 잘 안되어 발주고를 찾으시는 분들이 정말 많더라고요.

그래서 오늘은 업무를 ‘잘’하고 ‘잘’ 전달하기 위한 의사소통 방법에 대해 소개할게요.

​

---

1. 상황별 효과적인 소통법

1) 자세한 정보 요청 시에는 메시지나 이메일로

어조에 크게 영향을 주지 않는 상황에서 사용하기 좋아요.

또, 무언가 요청할 때 ‘바쁘신데 죄송하지만, 양해부탁드립니다’와 같은 쿠션어를 적절하게 사용해요.

 

 

2) 개념이나 전략에 대해 질문할 때는 전화나 대면으로

이메일을 이용하면 길게 주고 받을 일들도 전화로 이야기하면 빠르게 끝날 때가 있죠.

중요한 대화는 내용을 요약해 이메일로 보내 놓으면 업무가 수월해질 거예요.

 

 

3) 정보를 전달할 때는 결론부터 완전한 문장으로 말하기

가장 듣기 편안한 보고형식은 바로 ‘해석이 필요없는 결론부터 말하기(두괄식 소통)’ 이에요.

이해하기 쉽게 PREP 소통법으로 예를 들어볼게요.

​

​

X	O
점주님, 드릴 말씀이 있습니다. 혹시 발주 배송요일이 언제인지 아시나요?(왜 물어보지?) 택배사에서 어제 밤에 연락이 왔는데 택배사가 일요일까지 배송하니까 너무 힘들대요.(그래서?) 기존의 발주 배송요일을 바꿔야 하는데, 점주님은 공지 잘 확인하시나요?(갑자기?) 도무지 일요일 배송이 어려울 것 같아 배송요일에서 일요일은 제외하기로 했어요. 발주고 앱에서 관련 공지 띄울테니 확인해 주세요.	Point : 점주님, 발주고 앱에서 일요일 배송요일 제외 관련 공지 확인해 주세요. Reason : 택배사 사정으로 배송요일에서 일요일이 제외됐어요. Example : 이제 월~토까지만 배송해요. Point : 그러니까, 관련 공지 확인해 주세요.

이렇게 최대한 간결히 말하고 결론부터 두괄식으로 말한다면 점주님은 중요한 부분만을 선택하여 기억할 것입니다.

PREP 잊지마세요!

​

---

2.일잘러의 소통하는 습관

1) 수시로 업무 진행 상황 보고하고 피드백 요청하기

흔히 ‘중간 보고’ 라고 하죠. 결과물을 보고하기 전 중간 단계에서 업무 진행 정도에 대해 분명하게 전달해요.

또, 모호한 일에 대해서는 즉시 구체적으로 질문해야 해요.

내가 생각하는 업무와 상대가 생각하는 업무가 일치하는지 확인하기 위해서죠.

또, 어떤 형식의 정보 전달이 편한지, 오전/오후 미팅 중 언제가 좋은지 등의 피드백을 파악하면 더 수월해져요.

 

 

2) 분산된 정보를 한 곳에서 관리하기

여기저기 흩어진 각종 업무 정보를 하나의 파일 또는 툴 같은 단일 소스에 모든 것을 기록하고 공유해 보세요.

실시간으로 업데이트되는 툴을 사용하면 정보 전달이 지연되어 업무 속도가 떨어질 일이 없어요.

(발주고와 발주고 협력사용 앱처럼요ㅎㅎ)

또한, 실수를 방지하기 위한 절차와 매뉴얼도 같이 공유해 놓으면 좋겠죠?

 

 

3) 질문 대신 제안하기

대안책을 확인할 때 ‘이건 어떻게 할까요?’ 보단 ‘이건 이렇게 해보면 좋겠습니다. 어떤가요?’ 라고 말해보세요.

현실적인 대안과 결과에 대해 얘기하는 것이죠. 이 때, 비판적인 회고를 해야해요.

문제가 발생한 상황이면, 원인을 솔직하고 집요하게 찾아 해결하려고 하는 책임감 또한 중요해요.

​

---

3.발주고 유저가 소통하는 법

소통이 힘들었던 발주 담당자가 발주고를 쓰게되면 일어나는 일

 

발주고 유저는 점주, 협력사, 내부 직원들과의 소통을 어떻게 하고 있는지 알아볼게요.

● 공지사항 : 중요 공지 등은 팝업으로 띄우고, 상시/긴급공지/필수읽음 기능을 사용할 수 있어요.

● 1:1 게시판 : 매장으로부터 전달받은 건의사항/확인사항 등을 한 번에 확인하고 관리할 수 있어요.

● 설문조사 : 프랜차이즈 가맹본부라면 판촉물 및 광고 진행 등 가맹점 동의를 얻기가 쉬워요.

● 협력사용 앱 : 취급 품목에 대한 발주 현황을 협력사가 실시간으로 확인할 수 있어요. (본사가 협력사에 또 한 번 전달하지 않아도 돼요.)

● 반품관리 : 카톡, 문자, 전화 대신에 발주고에서 매장의 반품 건을 확인할 수 있어요.

● 스케줄관리 : 내부 직원의 일정은 물론, 신규 매장 오픈 일정까지 공유할 수 있어 관리가 쉬워요.

● 미션관리(프차고) : 슈퍼바이저(SV)가 점검한 매장 개선사항을, 미션관리 하나로 점주님께 시정 요청하고 진행상황 확인이 가능해요.

 

위 기능을 사용하고 싶다면, 편하게 발주고로 문의주세요!

​

 

---

실무에서 사용하는 커뮤니케이션 방식에 대해 알아보았는데요,

소통에서 가장 피해야 할 것은 ‘추측하기, 모호하게 말하기’ 인 것 같아요.

또, 자신의 편의를 위해 사용하는 단어가 상대방이 직관적으로 이해할 수 있는지 생각해 볼 필요가 있어요.

​

발주고도 언제나 여러분의 편의를 위해 노력하고 연구하겠습니다.

다음에 또 유익한 콘텐츠로 찾아올게요. 감사합니다.♥

​

​